Levert u verpakte producten aan klanten in meerdere EU-landen, dan krijgt u niet met één jaaropgave te maken, maar met zoveel jaaropgaves als er landen zijn waar u onder de registratieplicht valt. De verplichting om jaarlijks te melden hoeveel verpakking u op de markt heeft gebracht, bestaat in bijna elk EU-land, maar de uitwerking verschilt: het register waar u indient, de deadline, de indeling van materiaalsoorten en de gegevens die worden gevraagd zijn niet gelijk.
Wat overal terugkomt, is het basisidee: u geeft op hoeveel kilo van welk verpakkingsmateriaal u in het voorgaande jaar heeft geleverd, en die opgave vormt de basis voor de bijdrage die u aan het nationale systeem betaalt. De manier waarop dat wordt vastgelegd, verschilt van land tot land omdat elk land de Europese regels in eigen wetgeving en een eigen register heeft omgezet.
Verschillende registers, verschillende schermen
In Duitsland loopt de opgave via LUCID, in Nederland via Verpact, en andere landen hebben weer hun eigen platform met een eigen naam en een eigen inlogprocedure. Dat betekent dat u niet één keer gegevens invoert en die automatisch elders laat verschijnen. Elk register vraagt zijn eigen invoer, vaak in de eigen taal, en soms met een eigen indeling van materiaalcategorieën die net iets anders is opgebouwd dan u gewend bent uit een ander land.
Verschillende deadlines binnen hetzelfde jaar
Ook de datum waarop de jaaropgave binnen moet zijn, loopt uiteen. Het ene land werkt met een vaste datum vroeg in het jaar, het andere land geeft meer ruimte of vraagt tussentijdse rapportages naast de jaaropgave. Voor een bedrijf dat in drie of vier landen levert, betekent dit in de praktijk dat er door het jaar heen meerdere momenten zijn waarop een opgave moet worden ingediend, niet één gezamenlijk moment.
Verschillende niveaus van detail
Sommige landen vragen alleen een totaal per materiaalsoort, andere landen willen een verdere uitsplitsing, bijvoorbeeld naar verpakkingsfunctie of naar het gewicht van afzonderlijke productgroepen. Wie dezelfde onderliggende gegevens gebruikt maar die niet aanpast aan wat een specifiek land vraagt, loopt het risico een opgave te doen die niet aansluit op wat het register verwacht.
Wat wél overal hetzelfde is
De onderliggende logica komt overal uit dezelfde Europese kaders, en de categorieën verpakkingsmateriaal die worden onderscheiden liggen dicht bij elkaar. Dat maakt het aantrekkelijk om te denken dat één overzicht van uw verpakkingsgegevens voldoende basis is voor alle landen tegelijk. De basisgegevens kunnen inderdaad gedeeld worden, maar de vertaling naar het format van elk afzonderlijk register blijft per land werk. Een verpakkingsdossier dat u voor uw eigen administratie opbouwt, is daarbij een goed uitgangspunt; in de kennisbank vindt u per onderwerp uitgezocht hoe dat dossier is opgebouwd en welke gegevens daarin thuishoren.
Waarom dit vaker over het hoofd wordt gezien
Bedrijven die in Nederland al gewend zijn aan de opgave bij Verpact, gaan er soms van uit dat een vergelijkbare cyclus in het buitenland ook vergelijkbaar werkt. De naam van het register, de taal van het formulier en het moment in het jaar zijn dan net anders genoeg om een opgave te missen of te laat in te dienen. Dat is geen kwestie van onwil, maar van een registratieplicht die per land op een net iets ander ritme loopt.
Hoe u dit voor uw situatie scherp krijgt
Of de registratieplicht voor u in een specifiek land geldt, en welk register en welke deadline daarbij horen, verschilt per verpakkingstype en per land waar u levert. In een paar vragen ziet u waar u staat zonder dat u daarvoor een account nodig heeft; de rolwijzer laat ook zien wanneer een verplichting juist niet voor u geldt. Voor wie in meerdere landen levert en het overzicht wil houden over welke opgave wanneer moet, is er de jaaropgavekalender die per land de momenten bijhoudt; meer daarover staat op de pagina met wat het systeem eromheen kost.
Heeft u nog vragen over hoe registers, deadlines of indelingen per land precies verschillen, dan vindt u antwoorden op veelgestelde vragen terug op de pagina met veelgestelde vragen. Twijfelt u over uw eigen situatie in een specifiek land, dan citeren wij de geldende richtsnoeren en verwijzen u door naar de bevoegde instantie in dat land; een juridisch oordeel geven wij niet.
Wilt u in een halfuur weten in welke landen u een jaaropgave moet indienen en wanneer, doe dan de gratis quick-scan of blader door de onderwerpen in de kennisbank.