Die kurze Antwort
Für die Angabe von Namen und Adresse auf Ihrer Verpackung gibt es kein separates Zertifikat, das Sie irgendwo beantragen oder herunterladen. Was zählt, ist, dass drei Dinge genau miteinander übereinstimmen: der Name auf der Verpackung, der Name, unter dem Sie im nationalen Register wie LUCID in Deutschland oder Verpact in den Niederlanden registriert sind, und der Name, wie er bei der Handelskammer oder dem ausländischen Äquivalent eingetragen ist. Sobald diese drei nicht übereinstimmen, entsteht eine Frage, die nicht von einem fehlenden Dokument handelt, sondern von einem Hersteller, der nicht nachverfolgbar ist.
Das macht diesen Abschnitt anders als die technische Dokumentation oder die Konformitätserklärung, bei denen es vor allem um Unterlagen geht, die Sie selbst erstellen und aufbewahren. Bei Namen und Adresse geht es um eine nachprüfbare Übereinstimmung zwischen dem, was gedruckt ist, und dem, was registriert ist.
Welche Unterlagen in der Praxis tatsächlich zählen
Auch wenn Sie kein separates Dokument für Namen und Adresse haben müssen, können einige Unterlagen nachweisen, dass alles korrekt ist. Das erste ist die Registrierungsbestätigung aus dem nationalen Register, auf der der eingetragene Unternehmensname und die Adresse stehen, und dieser Name muss buchstäblich mit dem auf der Verpackung angegebenen Namen übereinstimmen. Das zweite ist ein aktueller Auszug aus der Handelskammer oder dem ausländischen Äquivalent, wenn Sie aus einem anderen Land liefern, um nachzuweisen, dass der eingetragene Name auch die juristisch bestehende Einheit ist. Das dritte ist ein Foto oder ein Druckproof der Verpackung selbst, damit Sie nachweisen können, was damals tatsächlich draufstand, auch wenn der Text später geändert wird. Das vierte ist gegebenenfalls die Angabe in der technischen Dokumentation, in der Namen und Adresse mit der Konformitätserklärung verknüpft sind; diese Dokumentation ist nicht erforderlich, um nur Namen und Adresse zu belegen, aber wer sie ohnehin führt, sollte diese Verknüpfung darin aufnehmen.
Wer sehen möchte, wie sich diese Unterlagen zum Rest der Dokumentation verhalten, findet diese Übersicht in der Wissensdatenbank mit der Begründung pro Abschnitt.
Das Detail, das am häufigsten übersehen wird
Bei diesem Thema gibt es ein Detail, das häufiger übersehen wird als alles andere: welcher Name zählt, wenn mehrere Parteien an der Verpackung beteiligt sind. Ein Online-Shop, der unter einem Handelsnamen verkauft, aber juristisch unter einer anderen Rechtsperson registriert ist, eine Marke, die von einer dritten Partei herstellen lässt, oder ein Importeur, der für einen ausländischen Hersteller auftritt: In all diesen Fällen ist die Frage, wessen Name genau auf der Verpackung stehen muss, nicht automatisch derselbe wie der Name, unter dem der Online-Shop nach außen auftritt.
Dieses Detail hängt eng mit der Regel "Abfüller ist Hersteller" zusammen. Wer die Verpackung tatsächlich abfüllt oder abfüllen lässt, wird in vielen Fällen als die Partei angesehen, die die Registrierungspflicht trägt, auch wenn eine andere Marke auf dem Etikett steht. Namen und Adresse auf der Verpackung sollten in diesem Fall mit dieser Partei übereinstimmen, nicht automatisch mit der Marke, die der Verbraucher sieht. Dies ist genau der Punkt, an dem bei einer Kontrolle nachgefragt wird: Steht auf dem Karton ein Handelsname, der im Register nicht zu finden ist, entsteht eine Frage, die nicht mit einem fehlenden Dokument gelöst werden kann, sondern mit einer Registrierung, die auf den korrekten Namen lauten muss.
Was dies bei Private Label und Fulfillment bedeutet
Bei Produkten mit Privatmarke und bei Fulfillment durch einen Dritten ist es daher wichtig, vorher festzulegen, wessen Name und Adresse auf der Verpackung angegeben werden, und diese Festlegung mit der Registrierung abzustimmen. Verschiebt sich diese Aufteilung später, etwa weil die Produktion zu einer anderen Partei verlagert wird, verschiebt sich in der Regel auch die Frage, wessen Name auf der Verpackung stehen sollte. Wer dies pro Verpackungstyp und pro Land überprüfen möchte, gelangt zur gleichen grundlegenden Frage wie bei der Rollenermittlung: Wer gilt hier eigentlich als Hersteller, und was ergibt sich daraus für diese spezifische Verpackung.
Dort können Sie in einigen wenigen Fragen sehen, wer in Ihrer Situation als Hersteller gilt, damit der Name, den Sie auf die Verpackung setzen, und der Name, unter dem Sie sich registrieren lassen, von Anfang an übereinstimmen.
Wo Sie dies überprüfen können
Die Leitlinien der Europäischen Kommission und die nationalen Register selbst geben an, was mindestens auf einer Verpackung angegeben werden muss und wie sich die Registrierung darauf auswirkt. Im Falle von Zweifeln an einer spezifischen Situation, wie beispielsweise einer Produktionskette mit mehreren beteiligten Parteien, ist es ratsam, den Text selbst zu konsultieren oder einen Rechtsanwalt zu befragen, da das Ergebnis von der genauen Rollenverteilung zwischen den beteiligten Parteien abhängt.
Möchten Sie zuerst sehen, wo Sie selbst stehen, bevor Sie weiter einsteigen? Der kostenlose Quick-Check gibt in einigen wenigen Fragen einen ersten Überblick, und die häufigsten Fragen zu Registrierung und Dokumenten geben einen schnellen Überblick darüber, was pro Bereich abgefragt wird.