Een bedrijf dat uitsluitend aan andere bedrijven levert, gaat vaak automatisch uit van één ding: verpakkingsregels zijn voor webshops die aan consumenten verkopen, en dat geldt niet voor ons. Die aanname is de meestgemaakte fout bij B2B-doorverkoop, en ze is hardnekkig omdat ze op het eerste gezicht logisch aanvoelt.
De verordening kijkt namelijk niet naar wie de koper is, maar naar wie de verpakking als eerste in een land op de markt brengt. Of die koper een particulier is of een ander bedrijf, is voor die vraag niet het onderscheidende punt. Een bedrijf dat producten inkoopt, herverpakt of onder eigen naam doorverkoopt aan andere ondernemingen, kan daardoor zelf de partij zijn die verplichtingen heeft, ook al komt er geen consument in het hele traject voor.
Waarom deze aanname zo hardnekkig is
De verwarring ontstaat meestal omdat mensen EPR-verplichtingen associëren met huishoudelijk afval: de doos die bij een klant op de stoep belandt. Bij B2B-transacties lijkt dat beeld niet te passen, want de verpakking gaat naar een magazijn, een winkel of een andere onderneming, niet naar een huishouden. Toch bestaan er in de praktijk ook registratieverplichtingen voor verpakkingen die nooit bij een consument komen; alleen de manier waarop dat verloopt, kan per land en per verpakkingstype verschillen. Wie dat verschil niet kent, trekt te snel de conclusie dat B2B gelijk staat aan vrijstelling.
Wat er in de praktijk misgaat
"Onze leverancier regelt dit vast al"
De meest voorkomende variant van de fout is aannemen dat de partij waarvan u inkoopt de registratie al heeft afgehandeld. Dat kan kloppen, maar het hoeft niet. Zodra u een verpakking zelf vult, ompakt, herlabelt of onder uw eigen naam op de markt brengt, kan de verantwoordelijkheid bij u komen te liggen, ook als de oorspronkelijke leverancier elders al iets heeft geregeld. Navragen bij de leverancier is een goed startpunt, maar geen vervanging voor het zelf controleren van uw eigen rol.
De verpakking wijzigt zonder dat de registratie meebeweegt
Een tweede valkuil ontstaat wanneer een bedrijf de eigenlijke inhoud ongewijzigd doorverkoopt, maar wel de verzendverpakking aanpast: een eigen doos, een eigen sticker, een ander volume. Die wijziging kan ervoor zorgen dat de rolverdeling verschuift, terwijl het bedrijf zelf nog uitgaat van de oude situatie waarin een ander verantwoordelijk was.
Doorverkoop over de grens via dezelfde route
Wanneer B2B-doorverkoop plaatsvindt naar afnemers in een ander EU-land, verandert er vaak meer dan alleen de klant. Een registratie die in het ene land is geregeld, dekt niet automatisch de verplichtingen in het land waar de afnemer zit. Dat een eerdere schakel in de keten al iets heeft geregeld voor het eigen land, zegt dus niets over wat er nodig is zodra de goederen een grens over gaan.
Hoe u dit voorkomt
De kern is simpel te formuleren, ook al is de uitwerking per situatie verschillend: ga niet af op de aanname dat B2B gelijk is aan vrijstelling, en ga niet af op de aanname dat een leverancier alles al heeft afgedekt. Vraag in plaats daarvan concreet uit wie welke verpakking als eerste op welke markt brengt, en leg dat vast, ook als het antwoord "niet wij" is. Die vastlegging is precies wat een toezichthouder later kan vragen, en het is prettiger om daar al een antwoord op te hebben dan om het achteraf te moeten reconstrueren.
Omdat de rolverdeling per verpakkingstype en per land kan verschillen, is het niet altijd met één blik duidelijk waar u staat. In de rolwijzer die per verpakkingstype en land uw positie bepaalt beantwoordt u een paar vragen over hoe uw verpakkingen bij afnemers terechtkomen, en krijgt u een indicatie van wat er voor die situatie geldt, inclusief de gevallen waarin er niets van u wordt gevraagd. Wie liever eerst wil lezen hoe andere B2B-situaties zijn beoordeeld, vindt in de kennisbank met uitgewerkte situaties per onderwerp vergelijkbare vraagstukken uitgewerkt.
Als uit die eerste check blijkt dat u wel degelijk een rol heeft, is de volgende stap het vastleggen van die rol per land, met de bijbehorende registers en deadlines. Hoe dat proces is opgebouwd en waar de informatie vandaan komt, staat toegelicht op de pagina die uitlegt waar de informatie vandaan komt. Voor de kosten van begeleide registratie per land, mocht dat op uw situatie van toepassing zijn, is er een overzicht op het overzicht van prijzen voor begeleide registratie.
Twijfelt u nog of B2B-doorverkoop in uw geval verplichtingen met zich meebrengt, doorloop dan eerst de gratis quick-scan of blader door de onderwerpen in de kennisbank. Beide zijn zonder account te raadplegen en geven aan wanneer iets wél en wanneer iets juist niet voor u geldt.