Het korte antwoord
Voor de vermelding van naam en adres op uw verpakking bestaat geen los certificaat dat u ergens aanvraagt of downloadt. Wat er wél toe doet, is dat drie dingen exact met elkaar overeenkomen: de naam die op de verpakking staat, de naam waaronder u geregistreerd bent in het nationale register zoals LUCID in Duitsland of Verpact in Nederland, en de naam zoals die bij de Kamer van Koophandel of het buitenlandse equivalent geregistreerd staat. Zodra die drie niet overeenkomen, ontstaat er een vraag die niet over een ontbrekend document gaat, maar over een producent die niet herleidbaar is.
Dat maakt dit onderdeel anders dan het technisch dossier of de conformiteitsverklaring, waar het vooral gaat om stukken die u zelf opstelt en bewaart. Bij naam en adres draait het om een controleerbare match tussen wat er gedrukt staat en wat er geregistreerd staat.
Welke stukken er in de praktijk wél toe doen
Al hoeft u geen apart naam-en-adresdocument te hebben, een paar stukken maken het wel aantoonbaar dat het klopt. Het eerste is de registratiebevestiging uit het nationale register, waarop de geregistreerde bedrijfsnaam en het adres staan, en die naam hoort letterlijk overeen te komen met wat op de verpakking vermeld staat. Het tweede is een actueel uittreksel van de Kamer van Koophandel, of het buitenlandse equivalent als u vanuit een ander land levert, waarmee aangetoond wordt dat de geregistreerde naam ook de juridisch bestaande entiteit is. Het derde is een foto of drukproef van de verpakking zelf, zodat u kunt terugvallen op wat er destijds daadwerkelijk op stond, ook als de tekst later verandert. Het vierde is, waar van toepassing, de vermelding in het technisch dossier waarin naam en adres worden gekoppeld aan de conformiteitsverklaring; dat dossier is niet verplicht om alleen naam en adres te onderbouwen, maar wie het toch bijhoudt, doet er goed aan die koppeling erin op te nemen.
Wie wil zien hoe deze stukken zich verhouden tot de rest van het dossier, vindt dat overzicht terug in de kennisbank met de onderbouwing per onderdeel.
Het detail waar het vaakst misgaat
Bij dit onderwerp speelt één detail dat vaker over het hoofd wordt gezien dan de rest: welke naam telt, als er meerdere partijen bij de verpakking betrokken zijn. Een webshop die onder een handelsnaam verkoopt maar juridisch onder een andere rechtspersoon is ingeschreven, een merk dat door een derde partij laat produceren, of een importeur die voor een buitenlandse fabrikant optreedt: in al die gevallen is de vraag wiens naam er precies op de verpakking hoort te staan niet vanzelfsprekend dezelfde als de naam waaronder de webshop naar buiten treedt.
Dat detail hangt nauw samen met de vuller-is-fabrikant-regel. Wie de verpakking daadwerkelijk vult of laat vullen, wordt in veel gevallen aangemerkt als de partij die de registratieplicht draagt, ook als een ander merk op het etiket staat. Naam en adres op de verpakking horen in dat geval overeen te komen met die partij, niet automatisch met het merk dat de consument ziet. Dit is precies het punt waarop bij een controle wordt doorgevraagd: staat er een handelsnaam op de doos die niet terug te vinden is in het register, dan ontstaat er een vraag die niet met een missend document is op te lossen, maar met een registratie die op de juiste naam moet staan.
Wat dit betekent bij private label en fulfilment
Bij private label-producten en bij fulfilment door een derde partij is het daarom zaak om vooraf vast te stellen wiens naam en adres op de verpakking terechtkomen, en die vaststelling te laten aansluiten op wie zich waar registreert. Verandert die verdeling later, bijvoorbeeld omdat de productie naar een andere partij verhuist, dan verschuift in de regel ook de vraag wiens naam op de verpakking hoort te staan. Wie dit per verpakkingstype en per land wil nalopen, komt uit bij dezelfde onderliggende vraag als bij de rolwijzer: wie geldt hier eigenlijk als fabrikant, en wat volgt daaruit voor deze specifieke verpakking.
Daar kunt u in een paar vragen zien wie in uw situatie als fabrikant geldt, zodat de naam die u op de verpakking zet en de naam waaronder u zich registreert vanaf het begin bij elkaar aansluiten.
Waar u dit kunt nalopen
De richtsnoeren van de Europese Commissie en de nationale registers zelf geven aan wat er minimaal op een verpakking vermeld moet worden en hoe de registratie daarop aansluit. Bij twijfel over een specifieke situatie, zoals een productieketen met meerdere betrokken partijen, ligt het voor de hand die tekst zelf te raadplegen of een jurist te vragen, omdat de uitkomst afhangt van de precieze rolverdeling tussen de betrokken partijen.
Wilt u eerst zien waar u zelf staat voordat u hierin verder duikt? De gratis quick-scan geeft in een paar vragen een eerste indicatie, en de meestgestelde vragen over registratie en documenten geven een snel overzicht van wat er per onderdeel wordt gevraagd.