De meestgemaakte fout bij naam en adres op de verpakking is dat er wel een merknaam en een website op staan, maar niet de volledige naam en het fysieke adres van de partij die verantwoordelijk is voor de verpakking. Een logo met een webshopnaam is geen adres, en een postbus of alleen een plaatsnaam voldoet meestal niet aan wat er wordt gevraagd.
De oplossing is in de kern eenvoudig: de naam zoals die in het handelsregister staat, gekoppeld aan een volledig bezoek- of correspondentieadres, horen zichtbaar op de verpakking of in de begeleidende documentatie te staan. Waar twijfel bestaat over wie die verantwoordelijke partij precies is, is dat geen vraag die u zelf hoeft te beantwoorden — daarvoor bestaan richtsnoeren en kan een jurist of de bevoegde toezichthouder uitsluitsel geven.
Waarom dit vaak misgaat
De fout ontstaat meestal niet uit onzorgvuldigheid, maar uit een verkeerde aanname over wie de verantwoordelijke partij is. Een webshop die onder eigen merknaam verkoopt, maar de verpakking laat maken en vullen door een fabrikant in een ander land, denkt soms dat het voldoende is om de eigen bedrijfsnaam te tonen. Bij private label en bij inkoop via een groothandel wordt het adres van de oorspronkelijke producent soms per ongeluk overgenomen, terwijl juridisch een andere partij verantwoordelijk is geworden. Ook bij fulfilmentconstructies gebeurt het dat het adres van het fulfilmentcentrum op de doos belandt, terwijl dat adres niets zegt over wie verantwoordelijk is voor de verpakking.
De verordening onderscheidt hierbij wie de verpakking in de handel brengt, en dat is niet automatisch dezelfde partij als wie de goederen verpakt, opslaat of verzendt. Wie dat precies is binnen uw eigen keten, hangt af van de constructie met leveranciers en fulfilmentpartners. in vijf vragen zien welke rol bij u past geeft daar een eerste richting in, zonder dat u er meteen een account voor nodig heeft.
Welk adres hoort er precies op
Een veelgemaakte misvatting is dat een e-mailadres of een websiteadres volstaat. De gedachte erachter — dat een klant u toch wel kan bereiken — is begrijpelijk, maar dat is niet hetzelfde als een traceerbaar, fysiek adres waarop de verantwoordelijke partij aanspreekbaar is voor toezichthouders en voor afvalbeheerorganisaties. Een postbus wordt in de praktijk vaak als onvoldoende gezien, juist omdat die niet terugvoert naar een vestiging. Hetzelfde geldt voor een adres dat niet overeenkomt met de inschrijving in het handelsregister: als de naam op de verpakking afwijkt van de naam waaronder het bedrijf geregistreerd staat, ontstaat er een gat tussen wat op de doos staat en wie er in de registers terug te vinden is.
Eén fout, meerdere verpakkingstypen
Deze fout wordt groter wanneer een bedrijf meerdere soorten verpakking gebruikt: de productverpakking van de leverancier, een eigen verzenddoos, en eventueel een omdoos voor bundels. Het is niet vanzelfsprekend dat voor elk van die verpakkingen dezelfde partij verantwoordelijk is, en dus ook niet dat overal automatisch hetzelfde adres hoort te staan. Bedrijven die dit over het hoofd zien, nemen vaak zonder nadenken de gegevens van de productverpakking over op de verzenddoos, terwijl die twee los van elkaar beoordeeld kunnen worden. per onderwerp uitgezocht wat de regels precies vragen gaat specifiek in op het onderscheid tussen productverpakking en verzendverpakking, inclusief waar de overlap wel en niet zit.
Hoe u dit in de praktijk controleert
Een praktische manier om deze fout te voorkomen, is de naam en het adres op de verpakking naast de gegevens in het technisch dossier en de conformiteitsverklaring te leggen. Komen die niet overeen, dan is dat een signaal om uit te zoeken welke partij feitelijk verantwoordelijk is, in plaats van de bestaande opdruk klakkeloos te laten staan bij een volgende drukorde. Twijfelgevallen — bijvoorbeeld bij private label via een buitenlandse producent, of bij een overname van een merk — zijn precies de situaties waarin het raadzaam is om het antwoord niet zelf te verzinnen, maar na te gaan via de richtsnoeren of een jurist. Vergelijkbare twijfelgevallen zijn ook terug te vinden onder antwoord op vergelijkbare twijfelgevallen.
Wilt u voor uw eigen verpakkingen snel zien of naam en adres kloppen bij de rol die u heeft, en in welk register dat gecontroleerd kan worden? De gratis quick-scan geeft daar een eerste indicatie voor, zonder dat u er een account voor hoeft aan te maken.