Ja, du må gerne selv sammensætte den tekniske dokumentation til din emballage. Forordningen fastsætter ikke, hvem der sammensætter den, kun hvad den skal indeholde, og at den skal være substantieret og opdateret. Spørgsmålet er således ikke, om det er tilladt, men om det praktisk er gennemførligt i din organisation.
Ved en simpel emballage af ét materiale, såsom en papkasse uden trykkeri med tungmetaller eller tilsætninger, kan en dokumentation ofte laves på en eftermiddag. Ved flere emballagevarianter, blandede materialer eller leveringer til forskellige EU-lande vokser arbejdet hurtigt, og det er her, mange virksomhedsledere løber fast på tid, ikke på viden.
Hvad en teknisk dokumentation egentlig indeholder
En teknisk dokumentation er substantieringen bag den overensstemmelseserklæring, som bilag VIII i forordningen fastsætter. Den indeholder typisk en beskrivelse af emballagen og de brugte materialer, data om eventuelle tungmetaller eller PFAS, de harmoniserede normer eller tekniske specifikationer, der er anvendt, og referencer til testrapporter eller materialecertifikater fra din leverandør. Hvor det er relevant, skal der også være substantiering af navn og adresse på emballagen.
Kernen i arbejdet ligger ikke i selve skrivningen af dokumentationen, men i indsamlingen af de rette bevismaterialer. Mange små og mellemstore virksomheder oplever, at deres emballageleverandør har disse oplysninger, men ikke sender dem som standard. Det er her, det praktiske knudepunkt begynder.
Hvad det kræver af din organisation
Selv at sammensætte en dokumentation betyder, at du ved, hvilke normer der gælder for din type emballage, at du stiller de rigtige spørgsmål til din leverandør, og at du holder dokumentationen opdateret, hvis emballagen ændres. Det sidste bliver ofte undervurderet: en dokumentation er ikke et engangs-dokument, men noget der følges med ændringer i materiale, leverandør eller design.
For virksomheder med én eller to emballajetyper og en fast leverandør er dette godt at gøre selv. For virksomheder, der regelmæssigt skifter leverandør, fører private label, eller får emballage sammensat af en opfyldningspartner, bliver det sværere at holde overblikket fuldstændigt. I den situation hjælper det først at få præcisering af, hvilken rolle du præcis har pr. emballagetype og pr. land, for eksempel med rolguiden, som kortlægger det i nogle få spørgsmål.
Hvor selv at gøre det stopper, og vejledning begynder
Grænsen ligger normalt ikke ved viden, men ved omfang og gentagelse. Én dokumentation til ét produkt er til at overse. Ti varianter til fem lande, hver med bare lige lidt forskellige krav til sprog eller registreringsnummer på emballagen, det er en anden historie. Dertil kommer, at en dokumentation, som du selv sammensætter, også selv skal holdes opdateret ved hver ændring i emballage eller regulering.
Epria.eu aflægger i den proces ikke juridisk vurdering af din specifikke situation og bliver ikke part, som inddriver bidrag på dine vegne eller fungerer som affaldsadministrationsorganisation. Hvad der imidlertid er muligt, er systemet omkring det: et fast sted, hvor dokumentationen, overensstemmelseserklæringen og registreringen pr. land står sammen, med en årsopgavekalender, så intet forsvinder. Hvordan denne opbygning præcis fungerer, og hvilke kilder der ligger til grund for den, fremgår af siden der forklarer, hvor oplysningerne kommer fra.
Kort opsummeret
Selv at lave en teknisk dokumentation er ikke noget problem, så længe emballagen er simpel, og du holder øje med ændringer. Så snart antallet af varianter, materialer eller lande øges, skifter spørgsmålet fra "må jeg gøre dette selv" til "hvordan holder jeg dette overskueligt". Hvis du er i tvivl om indholdet af en normreference eller en testrapport, er selve lovteksten eller en ekspert det rigtige sted at kontrollere det; epria.eu citerer retningslinjerne og henviser til dem.
Vil du først vide, hvilke dokumenter der er relevante for din emballage og dit land, så se da videnbanken med emner, der er udvalgt pr. situation eller sammenlign hvad en guidet proces tilføjer via oversigten over hvad der er inkluderet.
Har du en halv time og vil gerne vide, hvor du står med din egen emballage? Foretag den gratis quick-scan eller gennemse emnerne i videnbanken for at se, hvad der gælder for din situation.