Verkoopt u via een marktplaats zoals Bol.com, Amazon of Kaufland, dan vraagt die marktplaats in een groeiend aantal landen om bewijs dat u aan uw verpakkingsverplichtingen voldoet. Meestal gaat het niet om een compleet dossier, maar om één concreet stuk: een registratienummer. Denk aan de Duitse LUCID-Registrierungsnummer, het Franse UIN (identifiant unique) of een registratienummer bij Verpact in Nederland. De marktplaats gebruikt dat nummer om te controleren of u überhaupt geregistreerd staat, niet om uw hele verpakkingsdossier te beoordelen.
De conformiteitsverklaring en het technisch dossier die bij de PPWR horen, zijn doorgaans niet wat een marktplaats opvraagt. Die stukken zijn bedoeld voor uw eigen administratie en voor toezichthouders of zakelijke afnemers die erom vragen, niet voor het verkoopplatform zelf. Wat een marktplaats wel wil zien, verschilt per platform en per land, en niet elk platform controleert al in elk land even strikt. Of dit voor uw situatie speelt, hangt af van waar u verkoopt en via welke kanalen; dat kunt u in een paar vragen laten uitzoeken.
Waarom marktplaatsen om een registratienummer vragen
In verschillende Europese landen ligt er ook een verantwoordelijkheid bij het platform zelf wanneer het verkoop faciliteert van producten met onverpakte of ongeregistreerde verpakkingen. Om dat risico te beperken, bouwen marktplaatsen een controlestap in bij het aanmelden van nieuwe verkopers of bij periodieke checks. Dat verklaart waarom u soms al bij registratie op het platform om een nummer wordt gevraagd, en waarom dat nummer later opnieuw gecontroleerd kan worden.
Het detail dat het vaakst wordt gemist
Het punt waar bedrijven regelmatig over struikelen, is dat een registratienummer aanleveren aan de marktplaats niet altijd genoeg is. In sommige landen, met Duitsland als bekendste voorbeeld, is de gangbare praktijk dat het nummer ook zichtbaar terug te vinden moet zijn op de productpagina zelf, niet alleen achter de schermen bij het platform. Wie het nummer eenmalig invult in een verkopersportaal maar niet controleert of het ook op de listing verschijnt, mist daardoor mogelijk een stap. Verandert het nummer, bijvoorbeeld door een wisseling van gemachtigd vertegenwoordiger, dan moet die wijziging op dezelfde plek worden bijgewerkt.
Wat marktplaatsen doorgaans niet opvragen
De technische onderbouwing van uw verpakking, zoals materiaalspecificaties of de conformiteitsverklaring volgens bijlage VIII, valt buiten wat een marktplaats gewoonlijk controleert. Dat neemt niet weg dat die stukken wel nodig blijven; ze horen bij uw eigen dossier en kunnen door een toezichthouder of een zakelijke afnemer worden opgevraagd, los van wat het verkoopplatform vraagt. Een overzicht van welke stukken daarbij horen en waarom, vindt u terug in de kennisbank per onderwerp.
Verkoop via meerdere platformen en landen
Verkoopt u via meer dan één marktplaats, in meer dan één land, dan loopt het aantal registratienummers snel op. Elk land met een eigen register kan een eigen nummer opleveren, en niet elk platform accepteert hetzelfde bewijs. Dat overzicht bijhouden, inclusief het moment waarop een nummer wijzigt of verloopt, is precies waar veel bedrijven tegen aanlopen zodra ze via meerdere kanalen verkopen. Wie dat liever niet zelf per land wil bijhouden, kan de begeleide registratie en de jaaropgavekalender bekijken via de registratiepagina.
Wat u zelf kunt controleren
Het is voor uw eigen dossier verstandig om per marktplaats te achterhalen welk stuk precies wordt gevraagd, of dat een nummer, een uploadbewijs of een verklaring is, en of dat nummer ook zichtbaar moet zijn op uw listings. Marktplaatsen wijzigen hun voorwaarden regelmatig, dus een eenmalige check is geen garantie dat u dat over een jaar nog steeds voldoet aan wat het platform verwacht. Voor vragen over uw specifieke situatie, of over hoe een land een bepaalde rol precies uitlegt, is het gebruikelijk om de richtsnoeren van de betreffende toezichthouder te raadplegen of een jurist te betrekken; wij citeren die richtsnoeren en verwijzen door, maar geven zelf geen oordeel in twijfelgevallen.
Wilt u eerst weten of dit voor uw verpakkingen en uw verkoopkanalen relevant is, dan geeft de gratis quick-scan een eerste indicatie, en kunt u in de veelgestelde vragen nalezen hoe andere ondernemers tegen dit soort vragen aanlopen.