Non esiste una scadenza fissa, ma esiste un modello fisso
Non esiste un termine legalmente stabilito per la durata di una registrazione EPR per gli imballaggi in Spagna. Il tempo necessario dipende dalla completezza del vostro fascicolo, dal fatto che abbiate già registrato in un altro Stato membro dell'UE, e dal fatto che lavoriate con un rappresentante designato o affrontiate voi stessi il processo. Quello che è certo è il modello: prima la preparazione dei dati e dei documenti, poi la notifica al registro competente, successivamente un periodo di valutazione, e infine la conferma che consente di immettere effettivamente gli imballaggi sul mercato spagnolo.
La maggior parte dei ritardi non si verifica nella valutazione stessa, ma nella fase precedente: la raccolta e la corretta presentazione dei dati. Chi lo fa correttamente la prima volta di solito sperimenta un tempo di elaborazione notevolmente più breve rispetto a chi deve tornare indietro durante il processo per raccogliere documenti mancanti.
Le fasi in sintesi
La fase preparatoria comprende l'identificazione del vostro ruolo secondo le norme sugli imballaggi, la mappatura dei tipi e dei pesi di imballaggio che immettete sul mercato in Spagna, e la raccolta dei dati aziendali come il numero di iscrizione e i dati di contatto di una parte responsabile. Chi si affretta per presentare la notifica più rapidamente al registro rischia spesso di subire ritardi più avanti nel processo. determinate prima il vostro ruolo per tipo di imballaggio e paese prima di iniziare la notifica; questo evita una fase di correzione successiva.
La fase di notifica è il momento in cui i dati vengono effettivamente presentati all'autorità spagnola competente o all'organizzazione dei produttori aderente. In Spagna questo avviene generalmente tramite un registro dei produttori in cui l'effettiva gestione dei contributi e dei rapporti è svolta da un'organizzazione dei produttori come Ecoembes. La notifica stessa di solito è rapida; la questione è se i dati presentati vengono accettati al primo tentativo.
La fase di valutazione è il periodo durante il quale l'autorità verifica i dati presentati. Qui viene verificato se il ruolo indicato è corretto, se i dati aziendali corrispondono ai registri pubblici, e se la classificazione degli imballaggi è coerente con il tipo di prodotto. Le imprecisioni in questa fase portano a una richiesta di informazioni supplementari, e tale richiesta è di gran lunga la maggiore fonte di ritardo.
La fase di conclusione produce la conferma della registrazione, spesso con un numero di registrazione necessario per le fatture, le dichiarazioni di imballaggio e talvolta per il marketplace in cui vendete.
Dove nella pratica le cose si inceppano
Una grande parte dei ritardi nelle registrazioni EPR spagnole riconduce a un numero limitato di questioni. I documenti non presentati in spagnolo o inglese quando questi sono richiesti è una di queste. Un secondo è l'imprecisione sul ruolo: un'azienda che si registra come distributore mentre in realtà è qualificata come produttore perché confeziona con il proprio marchio viene spesso rimandato al tavolo da disegno. Un terzo è l'assenza di un punto di contatto in Spagna stessa, mentre in determinate situazioni ciò è richiesto.
Anche una discrepanza tra i dati di imballaggio già forniti nei Paesi Bassi a Verpact e i dati presentati in Spagna porta frequentemente a domande da parte del valutatore. Le registrazioni in diversi Stati membri dell'UE sono indipendenti l'una dall'altra e vengono valutate anche indipendentemente, anche se riguardano lo stesso imballaggio.
Ciò che potete organizzare in anticipo
Il maggior guadagno di tempo non sta nell'accelerare la valutazione stessa, ma nel prevenire un secondo ciclo di richieste. Questo inizia con una corretta determinazione del ruolo, continua con un dossier di imballaggio completo e coerente, e termina con documenti nella lingua e nel formato corretti. Le aziende che devono gestire più paesi contemporaneamente notano inoltre che ogni paese pone requisiti leggermente diversi sugli stessi dati; verificare per ogni paese quali dati vengono richiesti evita che lo stesso errore si ripeta in più richieste.
Per le aziende che preferiscono non affrontare questa questione autonomamente, è disponibile la registrazione assistita per paese, in cui il dossier viene costituito prima di essere presentato all'autorità. ecco come procede una registrazione assistita passo dopo passo fornisce un'idea di cosa viene richiesto in tale contesto, e quale è il costo dell'assistenza è indicato chiaramente nella pagina dei prezzi.
Desiderate prima scoprire se e come l'obbligo di registrazione spagnolo si applica alla vostra situazione, prima di dedicare tempo a una richiesta? Lo strumento gratuito per la determinazione del ruolo fornisce in poche domande un'indicazione per tipo di imballaggio e paese, insieme ai relativi registri e scadenze.