Het uitbesteden van opslag en verzending aan een fulfilmentpartner verandert op zichzelf niets aan de vraag wie verantwoordelijk is voor de verpakking. De verordening kijkt naar wie het product onder eigen naam op de markt brengt, niet naar wie de doos daadwerkelijk vult of het pakket bij de vervoerder aflevert. Staat uw merknaam op het product, de factuur of de verzending, dan blijft die rol doorgaans bij u liggen, ook als een extern bedrijf het fysieke inpakwerk doet.
Er zijn wel situaties waarin dit anders ligt. Verkoopt de fulfilmentpartij zelf onder eigen naam aan de consument, bijvoorbeeld bij bepaalde marktplaatsconstructies waarbij het platform als verkoper optreedt, dan kan de verantwoordelijkheid verschuiven. Ook wanneer u uitsluitend levert aan een ander bedrijf dat vervolgens zelf de eindklant bedient, verandert de situatie. Welke rol precies bij u past, hangt af van de concrete afspraken en de verpakkingslaag waar het om gaat; dat kunt u in een paar vragen uitzoeken.
Wat een fulfilmentbedrijf wel en niet regelt
Een fulfilmentpartner verzorgt meestal opslag, orderpicking, het inpakken en de afgifte aan de vervoerder. Dat is operationele dienstverlening. De verplichtingen die uit de verpakkingsverordening volgen, zoals registratie in een nationaal register, het bijhouden van een verpakkingsdossier of het opstellen van een conformiteitsverklaring, horen daar meestal niet automatisch bij. Contracten met fulfilmentpartijen gaan doorgaans over levertijden, opslagkosten en retourprocessen, niet over wie welke rol heeft onder de verpakkingsverordening. Het is dus zaak om dat niet als vanzelfsprekend aan te nemen, ook niet wanneer de fulfilmentpartner zelf de verpakking inkoopt of ontwerpt.
Waar het wél verschil maakt: het land van opslag
Een punt dat vaak wordt onderschat, is dat het gebruik van een buitenlands fulfilmentcentrum gevolgen kan hebben voor registratieverplichtingen in dat land, ook als u zelf nooit een voet in dat land zet. Zodra producten vanuit een warehouse in een ander EU-land aan consumenten worden geleverd, geldt in de praktijk dat u daar verpakking op de markt brengt. Nationale registers en verplichtingen verschillen per land, en het is dus mogelijk dat een fulfilmentkeuze in bijvoorbeeld Duitsland of Frankrijk een registratieplicht daar met zich meebrengt, los van uw registratie in Nederland. Een overzicht van wat er per verpakkingstype en land geldt, vindt u in de kennisbank per onderwerp.
Wat u praktisch kunt nagaan
Om te bepalen of fulfilment iets verandert aan uw situatie, is het zinvol om drie dingen te checken: wiens naam op het verzendetiket en de factuur staat, in welk land de fulfilmentpartner de voorraad daadwerkelijk opslaat, en of het contract iets zegt over verpakkingsverplichtingen. Vaak staat dat laatste nergens vermeld, wat niet betekent dat de verplichting er niet is, maar wel dat de verantwoordelijkheid meestal bij de merkeigenaar blijft liggen. Bij twijfel over de precieze rol in een grensgeval verwijzen richtsnoeren en toezichthouders naar de tekst van de verordening zelf; een eenduidig antwoord voor elke situatie is niet altijd te geven.
De achtergrond van hoe deze inschatting wordt opgebouwd, staat toegelicht op de pagina over onze werkwijze. Twijfelt u of uw fulfilmentconstructie gevolgen heeft voor een specifiek land, dan is het raadzaam dat per land afzonderlijk te bekijken in plaats van te veronderstellen dat één registratie overal volstaat.
Kortom
Fulfilment is een logistieke keuze, geen juridische. De rol die u heeft onder de verpakkingsverordening volgt uit wie het product op de markt brengt en in welk land dat gebeurt, niet uit wie de doos dichtplakt. Voor de meeste webshops die onder eigen naam verkopen, verandert een fulfilmentpartner dus weinig aan de eigen verplichtingen, maar het land waar die partner de voorraad houdt, kan wel een aanvullende registratie betekenen.
Wilt u snel zien of uw situatie, inclusief een eventuele fulfilmentpartner in het buitenland, gevolgen heeft? Doe de gratis quick-scan of blader door de onderwerpen in de meestgestelde vragen om te zien welke situatie het dichtst bij de uwe komt.