Een vaste termijn bestaat niet, wel een vast patroon
Er is geen wettelijk vastgelegde doorlooptijd voor een EPR-registratie voor verpakkingen in Spanje. De tijd die het kost hangt af van hoe compleet uw dossier is, of u al eerder in een ander EU-land heeft geregistreerd, en of u werkt met een gemachtigd vertegenwoordiger of het proces zelf doorloopt. Wat wel vaststaat, is het patroon: eerst de voorbereiding van gegevens en documenten, dan de aanmelding bij het bevoegde register, vervolgens een beoordelingsperiode, en tot slot de bevestiging waarmee u daadwerkelijk verpakkingen op de Spaanse markt mag brengen.
De meeste vertraging ontstaat niet in de beoordeling zelf, maar in de fase daarvoor: het verzamelen en op de juiste manier aanleveren van gegevens. Wie dat de eerste keer goed doet, ervaart doorgaans een aanzienlijk kortere doorlooptijd dan wie halverwege moet terugkeren naar de eigen administratie voor ontbrekende stukken.
De fasen op een rij
De voorbereidingsfase omvat het vaststellen van uw rol onder de verpakkingsregels, het in kaart brengen van de verpakkingstypen en -gewichten die u in Spanje op de markt brengt, en het verzamelen van bedrijfsgegevens zoals inschrijvingsnummer en contactgegevens van een verantwoordelijke partij. Wie hier haast maakt om sneller bij het register aan te kloppen, loopt vaak juist vertraging op verderop in het proces. bepaal eerst uw rol per verpakkingstype en land voordat u met de aanmelding begint; dat scheelt een correctiestap achteraf.
De aanmeldingsfase is het moment waarop de gegevens daadwerkelijk bij de bevoegde Spaanse instantie of de aangesloten producentenorganisatie worden ingediend. In Spanje verloopt dit doorgaans via een producentenregister waarbij de feitelijke afhandeling van bijdragen en rapportage door een producentenorganisatie zoals Ecoembes wordt verzorgd. De aanmelding zelf is meestal snel gedaan; de vraag is of de ingediende gegevens in één keer worden geaccepteerd.
De beoordelingsfase is de periode waarin de instantie de aangeleverde gegevens controleert. Hier wordt gekeken of de opgegeven rol klopt, of de bedrijfsgegevens overeenkomen met openbare registers, en of de verpakkingsindeling logisch aansluit bij het type product. Onduidelijkheden in deze fase leiden tot een verzoek om aanvullende informatie, en dat verzoek is verreweg de grootste bron van vertraging.
De afrondingsfase levert de bevestiging van registratie op, vaak met een registratienummer dat u nodig heeft voor facturen, verpakkingsopgaven en soms voor de marktplaats waarop u verkoopt.
Waar het in de praktijk op stukloopt
Een groot deel van de vertraging bij Spaanse EPR-registraties komt terug op een beperkt aantal punten. Documenten die niet in het Spaans of Engels zijn aangeleverd terwijl dat wel wordt gevraagd, is er één van. Een tweede is onduidelijkheid over de rol: een bedrijf dat zich aanmeldt als distributeur terwijl het feitelijk als fabrikant kwalificeert omdat het onder eigen naam verpakt, wordt vaak teruggestuurd naar de tekentafel. Een derde is het ontbreken van een aanspreekpunt in Spanje zelf, terwijl daar in bepaalde situaties wel om wordt gevraagd.
Ook een mismatch tussen de verpakkingsgegevens die in Nederland al bij Verpact zijn opgegeven en de gegevens die in Spanje worden ingediend, leidt geregeld tot vragen vanuit de beoordelaar. Registraties in verschillende EU-landen staan los van elkaar en worden ook los beoordeeld, ook al gaat het om dezelfde verpakking.
Wat u vooraf kunt regelen
De belangrijkste tijdwinst zit niet in het versnellen van de beoordeling zelf, maar in het voorkomen van een tweede aanvraagronde. Dat begint bij een correcte rolbepaling, gaat verder met een volledig en consistent verpakkingsdossier, en eindigt met documenten in de juiste taal en vorm. Wie meerdere landen tegelijk moet regelen, merkt bovendien dat elk land net iets andere eisen stelt aan diezelfde gegevens; per land nagaan welke gegevens worden gevraagd voorkomt dat dezelfde fout in meerdere aanvragen terugkomt.
Voor bedrijven die dit liever niet zelf uitzoeken, is er begeleide registratie per land, waarbij het dossier wordt opgebouwd voordat het bij de instantie wordt ingediend. zo verloopt een begeleide registratie stap voor stap geeft een beeld van wat daarbij wordt gevraagd, en wat de begeleiding kost staat inzichtelijk op de prijzenpagina.
Wilt u eerst weten of en hoe de Spaanse registratieplicht op uw situatie van toepassing is, voordat u tijd in een aanvraag steekt? De gratis rolwijzer geeft in een paar vragen een indicatie per verpakkingstype en land, met de bijbehorende registers en termijnen erbij.