La suposición que suele ser incorrecta
Una tienda online externaliza el almacenamiento, el embalaje y el envío a un socio de fulfillment y luego asume que ese socio también asume las obligaciones de empaque. El razonamiento suena lógico: el socio de fulfillment compra las cajas, embala los productos y coloca la etiqueta. ¿Quién sería responsable del registro e informe, si no quien tiene físicamente el embalaje en mano?
Esta suposición es uno de los malentendidos más comunes sobre la Directiva Europea de Empaque. En la mayoría de los casos, contratar un socio de fulfillment no cambia quién es responsable del registro: por lo general, sigue siendo la empresa que comercializa los productos bajo su propio nombre o marca, aunque otro realice la logística.
Qué cambia y qué no cambia con el fulfillment
Un socio de fulfillment es esencialmente un proveedor de servicios logísticos. Recibe inventario, lo almacena, empaca pedidos y los envía en nombre del cliente. Este rol afecta la directiva de empaque, pero no convierte automáticamente al socio de fulfillment en la parte responsable del empaque según la normativa. Lo determinante es quién comercializa los productos en el mercado y bajo qué nombre lo hace, no quién cierra la caja.
Esta distinción es similar a la pregunta de quién se considera fabricante cuando una parte contrata a un tercero para llenar su propio empaque. El fulfillment es un caso específico de esto: el socio de fulfillment llena y envía, pero actúa por encargo y bajo el nombre del cliente. Con esto, la responsabilidad rara vez se transfiere en la práctica a la parte logística.
¿Quién sigue siendo entonces responsable?
La empresa que vende los productos bajo su propia marca o nombre es por lo general quien debe registrarse e informar, incluso cuando no toca la caja. Esto se aplica a la tienda online propia, pero también a marcas e importadores que venden a través de un mercado y contratan fulfillment a un tercero o al propio mercado.
La confusión surge normalmente porque los contratos con socios de fulfillment sí incluyen acuerdos sobre los costos del material de empaque, pero no dicen nada sobre quién asume las obligaciones legales. Ambas partes entonces asumen silenciosamente que la otra lo gestiona. El resultado es que nadie se registra, hasta que un registro o autoridad de vigilancia lo pregunta.
El fulfillment transfronterizo lo hace más complejo
Muchas tiendas online en crecimiento optan por un centro de fulfillment en otro país de la UE, por ejemplo para poder entregar más rápidamente a clientes en ese país. Esto tiene consecuencias independientes de la pregunta sobre quién es responsable del empaque: puede significar también que hay que registrarse por separado en ese país, con un registro propio, plazos propios y a veces un representante local obligatorio. Esta es una consideración aparte de la pregunta sobre quién dentro de la propia cadena es responsable del expediente de empaque.
Los empresarios que expanden su estructura de fulfillment a varios países subestiman regularmente cuántos registros se añaden entonces. Por eso también es útil examinar por separado para cada país en el que hay inventario o desde el que se envía, qué se aplica. en unos pocos pasos ver qué registro corresponde a su situación proporciona una primera orientación allí, por tipo de empaque y por país.
Cómo evitar esto
El núcleo de este error no se encuentra en la norma en sí, sino en los acuerdos entre el contratante y el socio de cumplimiento. Documente quién mantiene el expediente de embalaje, quién presenta la declaración anual y quién realiza el registro en cada país relevante. No dé por supuesto que esto funcionará automáticamente en el contrato logístico, ya que los contratos de cumplimiento suelen redactarse desde la perspectiva del almacenamiento y el envío, no de la legislación sobre embalaje.
También es conveniente revisar estos acuerdos periódicamente, especialmente cuando el número de países en los que utiliza cumplimiento aumenta o cuando cambia de socio de cumplimiento. En la base de conocimientos con explicaciones por situación encontrará más información sobre cómo se relacionan la responsabilidad y el registro entre sí, y las preguntas frecuentes sobre registro y funciones trata casos límite similares.
Si le cabe duda sobre si su propia estructura de cumplimiento se ajusta a esta regla, es precisamente para lo que está previsto el asistente de funciones gratuito: sin criterio jurídico, pero con una indicación concreta basada en su situación. Si después también desea ver cómo funcionan el expediente, el registro y la declaración anual en torno a esto, lo puede leer en la página que explica de dónde procede la información.