L'assunto che spesso risulta errato
Un negozio online affida lo stoccaggio, l'imballaggio e la spedizione a un partner di fulfillment e successivamente presume che quel partner assuma anche gli obblighi di imballaggio. Il ragionamento sembra logico: il partner di fulfillment acquista i cartoni, imballizza i prodotti e applica l'etichetta. Chi altro potrebbe essere responsabile della registrazione e della rendicontazione, se non colui che ha l'imballaggio fisicamente tra le mani?
Questo assunto è uno dei fraintendimenti più diffusi riguardo al Regolamento europeo sugli imballaggi. Nella maggior parte dei casi, infatti, l'affidamento a un partner di fulfillment non cambia nulla riguardo a chi è responsabile della registrazione: rimane solitamente l'impresa che immette i prodotti sul mercato con il proprio nome o marchio, anche se un terzo gestisce la logistica.
Cosa il fulfillment cambia e cosa no
Un partner di fulfillment è in sostanza un fornitore di servizi logistici. Riceve le scorte, le immagazzina, imballizza gli ordini e li spedisce per conto del cliente. Questo ruolo incide sul regolamento degli imballaggi, ma non rende automaticamente il partner di fulfillment responsabile dell'imballaggio nel senso della normativa. Ciò che conta è chi immette i prodotti sul mercato e con quale nome, non chi sigilla il cartone.
Questa distinzione è simile alla questione di chi sia considerato fabbricante quando un'impresa fa riempire il proprio imballaggio da una terza parte. Il fulfillment è un caso specifico di questa situazione: il partner di fulfillment riempie e spedisce, ma agisce su incarico e per conto del cliente. Di conseguenza, nella pratica la responsabilità difficilmente si trasferisce al partner logistico.
Chi rimane allora responsabile?
L'impresa che vende i prodotti con il proprio marchio o nome rimane solitamente quella che deve registrarsi e rendicontare, anche quando non tocca personalmente un cartone. Questo vale per il proprio negozio online, così come per marchi e importatori che vendono tramite marketplace e affidano il fulfillment a un partner esterno o direttamente alla piattaforma.
La confusione di solito nasce perché i contratti con i partner di fulfillment contengono effettivamente accordi sui costi dei materiali di imballaggio, ma non dicono nulla su chi sopporta gli obblighi legali. Entrambe le parti quindi presuppongono tacitamente che l'altra sistemi tutto. Il risultato è che nessuno si registra affatto, fino al momento in cui un registro o un'autorità di vigilanza fa domande a riguardo.
Il fulfillment transfrontaliero lo rende più complesso
Molti negozi online in crescita scelgono un centro di fulfillment in un altro paese dell'UE, per esempio per poter consegnare più rapidamente ai clienti in quel paese. Ciò ha conseguenze che vanno al di là della questione di chi sia responsabile dell'imballaggio: può infatti significare anche che in quel paese è necessaria una registrazione separata, con un proprio registro, proprie scadenze e talvolta un rappresentante locale obbligatorio. Questa è una valutazione separata rispetto alla questione di chi all'interno della propria filiera sia responsabile del dossier di imballaggio.
Gli imprenditori che espandono la loro struttura di fulfillment verso più paesi spesso sottovalutano quanti registri si aggiungono allora. È quindi opportuno esaminare separatamente, per ogni paese in cui si trovano scorte o da cui si spedisce, cosa si applica. in poche domande scopri quale registrazione corrisponde alla tua situazione fornisce una prima indicazione al riguardo, per tipo di imballaggio e per paese.
Come evitare questo errore
Il nocciolo di questo errore non risiede nella norma stessa, ma negli accordi tra il committente e il partner di fulfillment. Stabilite chi mantiene il fascicolo relativo all'imballaggio, chi presenta la dichiarazione annuale e chi si occupa della registrazione in ogni paese rilevante. Non date per scontato che questo proceda automaticamente nel contratto logistico, poiché i contratti di fulfillment sono generalmente redatti dal punto di vista dello stoccaggio e della spedizione, non della normativa sull'imballaggio.
È inoltre opportuno riesaminare periodicamente questi accordi, soprattutto quando il numero di paesi in cui utilizzate il fulfillment aumenta o quando cambiate partner di fulfillment. In la knowledge base con spiegazioni per ogni situazione trovate ulteriori informazioni su come la responsabilità e la registrazione si relazionano tra loro, e le domande frequenti su registrazione e ruoli affrontano casi limite comparabili.
Se siete incerti se la vostra stessa struttura di fulfillment rientra in questa regola, allora è esattamente per questo che è pensata la guida gratuita sui ruoli: non un parere legale, ma un'indicazione concreta basata sulla vostra situazione. Se successivamente volete anche vedere come il fascicolo, la registrazione e la dichiarazione annuale funzionano intorno a questo, lo leggete su la pagina che spiega da dove proviene l'informazione.