L'hypothèse qui s'avère souvent erronée
Une boutique en ligne confie le stockage, l'emballage et l'expédition à un prestataire de logistique et suppose ensuite que ce prestataire reprend également les obligations d'emballage. Le raisonnement semble logique : le prestataire de logistique achète les boîtes, emballe les produits et appose l'étiquette. Qui serait alors responsable de l'enregistrement et de la déclaration, sinon celui qui manipule physiquement l'emballage?
Cette hypothèse est l'un des malentendus les plus courants concernant le règlement européen sur les emballages. En effet, dans la plupart des cas, le recours à un prestataire de logistique ne change rien à la responsabilité de l'enregistrement : il incombe généralement à l'entreprise qui met les produits sur le marché sous sa propre dénomination ou sa propre marque, même si un tiers effectue la logistique.
Ce que l'exécution change et ne change pas
Un prestataire de logistique est essentiellement un prestataire de services logistiques. Il reçoit des stocks, les entrepose, emballe les commandes et les expédie pour le compte du client. Ce rôle touche au règlement sur les emballages, mais ne fait pas automatiquement du prestataire de logistique le responsable de l'emballage au sens de la réglementation. Ce qui est déterminant, c'est qui met les produits sur le marché et sous quel nom, non qui ferme la boîte.
Cette distinction s'apparente à la question de savoir qui est considéré comme responsable lorsqu'une entreprise fait remplir son propre emballage par un tiers. L'exécution logistique en est un cas particulier : le prestataire remplit et expédie, mais agit sur instruction et au nom du client. Dès lors, dans la pratique, la responsabilité se déplace rarement vers le prestataire logistique.
Qui reste alors responsable?
L'entreprise qui vend les produits sous sa propre marque ou dénomination est généralement celle qui doit s'enregistrer et déclarer, même lorsqu'elle ne touche pas elle-même à la boîte. Cela vaut pour la boutique en ligne propre, mais aussi pour les marques et les importateurs qui vendent via une place de marché et confient l'exécution à un prestataire externe ou à la plateforme elle-même.
La confusion naît généralement du fait que les contrats avec les prestataires de logistique contiennent bien des dispositions sur les coûts des matériaux d'emballage, mais ne disent rien sur qui supporte les obligations légales. Les deux parties supposent alors tacitement que l'autre s'en charge. Le résultat est que personne n'effectue l'enregistrement, jusqu'au moment où un registre ou une autorité de surveillance pose la question.
L'exécution transfrontalière rend les choses plus complexes
De nombreuses boutiques en ligne en expansion optent pour un centre de distribution dans un autre État membre de l'UE, par exemple pour pouvoir livrer plus rapidement aux clients de cet État. Cela a des conséquences qui vont au-delà de la question de savoir qui est responsable de l'emballage : cela peut notamment signifier qu'il est nécessaire de s'enregistrer séparément dans cet État, avec un registre distinct, des délais propres et parfois un représentant local obligatoire. C'est une considération distincte de la question de savoir qui, au sein de sa propre chaîne, est responsable du dossier d'emballage.
Les entrepreneurs qui étendent leur structure de distribution à plusieurs pays sous-estiment régulièrement le nombre de registres qui s'ajoutent. Il est donc judicieux d'examiner séparément, pour chaque pays où des stocks sont entreposés ou d'où l'expédition s'effectue, ce qui s'applique. de voir en quelques questions quel enregistrement correspond à votre situation vous indique une première orientation, par type d'emballage et par pays.
Comment éviter cela
Le cœur de cette erreur ne réside pas dans la réglementation elle-même, mais dans les accords entre le donneur d'ordre et le prestataire d'accomplissement. Définissez clairement qui tient à jour le dossier d'emballage, qui dépose la déclaration annuelle et qui assure l'enregistrement dans chaque pays pertinent. Ne partez pas du principe que cela s'intégrera automatiquement au contrat logistique, car les contrats d'accomplissement sont généralement rédigés du point de vue de l'entreposage et de l'expédition, non de la réglementation sur l'emballage.
Il est aussi judicieux d'examiner ces accords régulièrement, surtout lorsque le nombre de pays où vous utilisez l'accomplissement augmente ou lorsque vous changez de prestataire d'accomplissement. Dans la base de connaissances avec des explications par situation vous trouverez plus d'informations sur la façon dont la responsabilité et l'enregistrement se rapportent l'un à l'autre, et les questions fréquemment posées sur l'enregistrement et les rôles traite de cas limites similaires.
Si vous doutez que votre propre arrangement d'accomplissement relève de cette règle, c'est précisément à cela que sert le guide des rôles gratuit : pas un jugement juridique, mais une indication concrète basée sur votre situation. Si vous souhaitez ensuite voir comment le dossier, l'enregistrement et la déclaration annuelle fonctionnent autour de cela, vous le lisez sur la page expliquant la provenance de l'information.