De aanname die vaak fout blijkt
Een webshop besteedt opslag, inpakken en verzending uit aan een fulfilmentpartij en gaat er vervolgens van uit dat die partij ook de verpakkingsverplichtingen overneemt. De redenering klinkt logisch: de fulfilmentpartij koopt de dozen, pakt de producten in en plakt het etiket erop. Wie zou er dan verantwoordelijk zijn voor registratie en rapportage, als niet degene die de verpakking fysiek in handen heeft?
Deze aanname is een van de meest voorkomende misverstanden rond de Europese verpakkingsverordening. In de meeste gevallen verandert het inschakelen van een fulfilmentpartij namelijk niets aan wie verantwoordelijk is voor registratie: dat blijft doorgaans het bedrijf dat de producten onder zijn eigen naam of merk op de markt brengt, ook al voert een ander de logistiek uit.
Wat fulfilment wel en niet verandert
Een fulfilmentpartij is in de kern een logistieke dienstverlener. Zij ontvangt voorraad, slaat die op, pakt bestellingen in en verzendt ze namens de opdrachtgever. Die rol raakt aan de verpakkingsverordening, maar maakt de fulfilmentpartij niet automatisch tot de partij die verantwoordelijk is voor de verpakking in de zin van de regelgeving. Bepalend is wie de producten op de markt brengt en onder welke naam dat gebeurt, niet wie de doos dichtplakt.
Dit onderscheid lijkt op de vraag wie als fabrikant geldt wanneer een partij eigen verpakking laat vullen door een derde. Fulfilment is een specifiek geval daarvan: de fulfilmentpartij vult en verzendt, maar handelt in opdracht van en onder de naam van de opdrachtgever. Daarmee verschuift de verantwoordelijkheid in de praktijk zelden mee naar de logistieke partij.
Wie blijft er dan verantwoordelijk?
Het bedrijf dat de producten verkoopt onder zijn eigen merk of naam, blijft doorgaans degene die zich moet registreren en moet rapporteren, ook wanneer het zelf geen doos aanraakt. Dat geldt voor de eigen webshop, maar evengoed voor merken en importeurs die via een marktplaats verkopen en fulfilment laten verzorgen door een externe partij of door het platform zelf.
De verwarring ontstaat meestal doordat contracten met fulfilmentpartijen wél afspraken bevatten over kosten van verpakkingsmateriaal, maar niets zeggen over wie de wettelijke verplichtingen draagt. Beide partijen gaan er dan stilzwijgend van uit dat de ander het regelt. Het resultaat is dat er helemaal niemand registreert, tot het moment dat een register of toezichthouder daarnaar vraagt.
Grensoverschrijdende fulfilment maakt het complexer
Veel groeiende webshops kiezen voor een fulfilmentcentrum in een ander EU-land, bijvoorbeeld om sneller te kunnen leveren aan klanten in dat land. Dat heeft gevolgen die los staan van de vraag wie verantwoordelijk is voor de verpakking: het kan namelijk ook betekenen dat er in dat land apart geregistreerd moet worden, met een eigen register, eigen deadlines en soms een verplichte lokale vertegenwoordiger. Dit is een aparte afweging naast de vraag wie binnen de eigen keten verantwoordelijk is voor het verpakkingsdossier.
Ondernemers die hun fulfilmentstructuur uitbreiden naar meerdere landen, onderschatten regelmatig hoeveel registers er dan bijkomen. Het is dan ook zinvol om per land waarin voorraad ligt of vanwaaruit verzonden wordt, apart te bekijken wat er geldt. in een paar vragen zien welke registratie bij uw situatie hoort geeft daar een eerste richting in, per verpakkingstype en per land.
Hoe u dit voorkomt
De kern van deze fout zit niet in de wet zelf, maar in de afspraken tussen opdrachtgever en fulfilmentpartij. Leg vast wie het verpakkingsdossier bijhoudt, wie de jaaropgave indient en wie de registratie in elk relevant land verzorgt. Ga er niet van uit dat dit vanzelf meeloopt in de logistieke overeenkomst, want fulfilmentcontracten zijn doorgaans geschreven vanuit opslag en verzending, niet vanuit verpakkingswetgeving.
Het is ook verstandig om deze afspraken periodiek te herzien, zeker wanneer het aantal landen waarin u fulfilment gebruikt, groeit of wanneer u van fulfilmentpartij wisselt. In de kennisbank met uitleg per situatie vindt u meer over hoe verantwoordelijkheid en registratie zich tot elkaar verhouden, en de veelgestelde vragen over registratie en rollen behandelt vergelijkbare grensgevallen.
Twijfelt u of uw eigen fulfilmentconstructie onder deze regel valt, dan is dat precies waarvoor de gratis rolwijzer bedoeld is: geen juridisch oordeel, maar een concrete indicatie op basis van uw situatie. Wilt u daarna ook zien hoe het dossier, de registratie en de jaaropgave eromheen werken, dan leest u dat op de pagina die uitlegt waar de informatie vandaan komt.