Ja, das Aufstellen der Konformitätserklärung ist etwas, das Sie grundsätzlich selbst tun können. Es ist kein Zertifikat, das eine Stelle für Sie ausstellt, sondern eine Erklärung, die Sie als Hersteller selbst unterzeichnen, basierend auf Daten, die Sie selbst zusammentragen und dokumentieren. Die Frage ist weniger, ob Sie es tun dürfen, sondern ob Sie derzeit alle zugrunde liegenden Informationen zur Hand haben, um diese Erklärung inhaltlich zu belegen.
Die Konformitätserklärung gemäß Anlage VIII ist im Wesentlichen ein zusammenfassendes Dokument: Sie beschreibt die Verpackung, verweist auf die angewendeten Normen oder Testmethoden und bestätigt, dass die wesentlichen Anforderungen erfüllt sind. Diese Erklärung steht niemals für sich allein. Sie stützt sich auf eine technische Dokumentation mit Materialdaten, Gewicht, Recycelbarkeitsangaben und gegebenenfalls Testergebnissen. Wer diese Dokumentation in Ordnung hat, kann die Erklärung daraus ableiten. Wer diese Dokumentation erst noch aufbauen muss, tut eigentlich zwei Dinge gleichzeitig: Daten sammeln und sie korrekt formulieren.
Was Sie realistisch selbst tun können
Den administrativen Teil können die meisten Unternehmen gut selbst bewältigen. Denken Sie daran, Materialspezifikationen bei Ihrem Lieferanten anzufordern, Gewicht und Zusammensetzung pro Verpackungskomponente zu dokumentieren und zu verfolgen, welche Norm oder Richtlinie Sie angewendet haben. Sobald diese Daten einmal zusammengetragen sind, ist das Ausfüllen der Erklärung selbst eine Frage der Sorgfalt: Name und Adresse korrekt angeben, die Verpackung eindeutig beschreiben und die Erklärung von einer Person unterzeichnen lassen, die dazu in Ihrer Organisation befugt ist.
Schwieriger wird es bei der Begründung, die über Ihre eigene Verwaltung hinausgeht. Denken Sie an nachweisbare Informationen über Schwermetalle oder PFAS: Diese erfordern normalerweise einen Testbericht von einem Labor oder eine Erklärung Ihres Lieferanten, nicht eine eigene Schätzung. Dasselbe gilt für Recyclatanteile, die Sie angeben: Diese müssen auf eine Quelle zurückzuführen sein, nicht auf eine Annahme. Ohne diese zugrunde liegenden Unterlagen ist die Erklärung zwar geschrieben, aber nicht solide begründet.
Wo die Grenze normalerweise liegt
Die Grenze zwischen Eigenleistung und Outsourcing liegt in der Praxis weniger bei der Frage "darf ich das selbst tun" und mehr bei der Frage "habe ich die Zeit und die Ressourcen, um es vollständig und konsistent zu tun". Unternehmen mit ein oder zwei Verpackungstypen und einer überschaubaren Lieferkette schaffen es oft prima eigenständig. Unternehmen, die in mehreren Ländern liefern, mehrere Verpackungsvarianten führen oder über mehrere Lieferanten arbeiten, stoßen schneller auf das Problem, dass Daten verstreut werden, Versionen nicht mehr stimmen oder unklar ist, welche Erklärung zu welcher Verpackung gehört.
Hinzu kommt, dass eine EU-Konformitätserklärung kein einmaliges Dokument ist, das Sie in einen Ordner ablegen. Ändert sich Ihr Lieferant, Ihr Material oder Ihre Verpackungsform, ändert sich im Prinzip auch die Begründung. Wer das manuell verwaltet, muss selbst ein System erfinden, um zu wissen, wann eine Erklärung eine Aktualisierung benötigt. Das ist genau der Punkt, wo Begleitung oft Zeit spart: nicht weil die Erstellung selbst kompliziert ist, sondern weil die Verwaltung davon Struktur erfordert.
Zunächst wissen, ob es für Sie gilt
Bevor Sie Zeit in eine EU-Konformitätserklärung investieren, ist es sinnvoll, zunächst klar zu haben, ob Sie nach der Verordnung als Hersteller für die betreffende Verpackung gelten und in welchem Land diese Verpflichtung genau anfällt. Das unterscheidet sich nämlich je nach Verpackungstyp und nach Rolle in der Lieferkette. in wenigen Fragen sehen, welche Rolle zu Ihnen passt gibt dort kostenlos einen ersten Hinweis, einschließlich einer Verweisung auf den geltenden Text.
Wer einmal weiß, dass die Verpflichtung gilt, findet in der Wissensdatenbank mit Erklärungen pro Thema eine weitere Erläuterung dessen, was genau in ein Konformitätsbewertungsdossier und eine EU-Konformitätserklärung gehört, und wie diese beiden sich zueinander verhalten.
Für Unternehmen, die lieber kein eigenes System aufbauen möchten, um Dossiers und Erklärungen aktuell zu halten, baut epria.eu die Vorlage und die Dokumentation mit auf, pro Verpackung und pro Land. Was das kostet und was genau darin enthalten ist, finden Sie übersichtlich auf der Seite mit den Abonnementformen. Wie die zugrunde liegende Information entsteht und worauf sie sich stützt, können Sie auf der Seite nachlesen, die erläutert, woher die Informationen kommen.
Sind Sie sich noch unsicher, ob dies für Ihre Verpackung und Ihre Situation wirklich erforderlich ist, oder möchten Sie zunächst sehen, was bereits für Sie geregelt werden muss, bevor Sie selbst anfangen: der kostenlose Leitfaden zur Bestimmung Ihrer Rolle gibt Ihnen in wenigen Minuten Klarheit darüber, ohne dass Sie dafür ein Konto benötigen.