Tak, sporządzenie deklaracji zgodności to coś, co w zasadzie może Pan/Pani zrobić samodzielnie. To nie jest certifikat wydawany przez daną instytucję, lecz deklaracja, którą Pan/Pani jako producent sam/sama podpisuje, na podstawie danych, które Pan/Pani samodzielnie zbiera i rejestruje. Pytanie nie tyle czy Pan/Pani może to zrobić, ile czy w tej chwili ma Pan/Pani dostęp do wszystkich podstawowych informacji, aby merytorycznie uzasadnić tę deklarację.
Deklaracja zgodności zgodnie z załącznikiem VIII jest zasadniczo dokumentem podsumowującym: opisuje opakowanie, odsyła do zastosowanych norm lub metod badawczych oraz potwierdzeniem, że spełniono wymagania zasadnicze. Deklaracja ta nigdy nie stoi sama. Wspiera ją dokumentacja techniczna zawierająca dane dotyczące materiałów, wagi, informacje o możliwości recyklingu i ewentualne wyniki badań. Kto ma tę dokumentację w porządku, może z niej wyprowadzić deklarację. Kto musi jeszcze ją zbudować, w gruncie rzeczy robi dwie rzeczy jednocześnie: zbiera dane i prawidłowo je formułuje.
Co realnie Pan/Pani może zrobić samodzielnie
Część administracyjna jest dla większości przedsiębiorstw w zupełności do wykonania samodzielnie. Chodzi o żądanie specyfikacji materiałów od dostawcy, rejestrowanie wagi i składu poszczególnych komponentów opakowania oraz śledzenie, która norma lub wytyczna została zastosowana. Gdy te dane zostaną zebrane, wypełnienie samej deklaracji to kwestia dokładności: prawidłowe podanie imienia i nazwiska oraz adresu, jednoznaczny opis opakowania i podpis deklaracji przez osobę uprawnioną w Pani/Pana organizacji.
Trudniej staje się, gdy uzasadnienie wykracza poza własną dokumentację. Chodzi o weryfikowalne informacje na temat metali ciężkich lub PFAS: zwykle wymaga to raportu badawczego z laboratorium lub oświadczenia dostawcy, a nie własnej oceny. To samo dotyczy procentów materiałów wtórnych, które Pan/Pani podaje: muszą one być prześledzalne do źródła, a nie do założenia. Bez tych dokumentów bazowych deklaracja jest co prawda napisana, ale nie jest solidnie uzasadniona.
Gdzie zwykle przebiega granica
Granica między samodzielnym działaniem a zlecaniem w praktyce leży mniej w pytaniu "czy mogę to zrobić samodzielnie" a bardziej w pytaniu "czy mam czas i zasoby, aby zrobić to w pełni i konsekwentnie". Przedsiębiorstwa z jednym lub dwoma typami opakowań i przejrzystym łańcuchem dostaw zazwyczaj radzą sobie dobrze samodzielnie. Przedsiębiorstwa dostarczające do wielu krajów, posiadające wiele wariantów opakowań lub pracujące z wieloma dostawcami, szybciej napotykają problem rozproszenia danych, niespójności wersji lub niejasności, która deklaracja dotyczy którego opakowania.
Dodatkowym aspektem jest to, że deklaracja zgodności nie jest jednorazowym dokumentem, który Pan/Pani odkłada do teczki. Jeśli zmieni się dostawca, materiał lub forma opakowania, to w zasadzie zmieni się także uzasadnienie. Kto to śledzi ręcznie, musi samodzielnie wymyślić system, aby wiedzieć, kiedy deklaracja wymaga aktualizacji. To dokładnie ten element, w którym wsparcie często oszczędza czas: nie dlatego, że samo sporządzenie jest skomplikowane, ale dlatego że utrzymanie wymaga struktury.
Najpierw ustalić, czy to na Pana/Panią dotyczy
Zanim Pan/Pani poświęci czas na deklarację zgodności, warto najpierw jasno wiedzieć, czy według rozporządzenia kwalifikuje się Pan/Pani jako producent danego opakowania i w którym kraju ta obowiązek dokładnie ma zastosowanie. Różni się to bowiem w zależności od typu opakowania i roli w łańcuchu dostaw. w kilku pytaniach zobaczyć, która rola do Pana/Panią pasuje daje tutaj bezpłatną wstępną wskazówkę, w tym odesłanie do mającego zastosowanie tekstu.
Kto raz wie, że obowiązek ma zastosowanie, znajdzie w bazie wiedzy z objaśnieniami dla każdego tematu dalsze wyjaśnienie dotyczące tego, co dokładnie powinno się znaleźć w pliku technicznym i w deklaracji zgodności, oraz jak te dwa dokumenty się do siebie odnoszą.
W przypadku firm, które wolą nie tworzyć samodzielnie systemu do utrzymywania aktualności plików i deklaracji, epria.eu buduje szablon i rejestrację, dla każdego opakowania i każdego kraju. Informacje o kosztach i szczegółowym zawartości znajdują się przejrzyście na stronie z formami abonamentowymi. Jak powstają informacje leżące u podstaw i na czym się opierają, przeczyta Pani na stronie wyjaśniającej pochodzenie informacji.
Jeśli wciąż ma Pani wątpliwości, czy jest to rzeczywiście konieczne dla Pani opakowania i sytuacji, lub po prostu chce Pani najpierw zobaczyć, co trzeba już dla Pani uporządkować zanim Pani zacznie działać: bezpłatny przewodnik ról wyjaśni to w kilka minut, bez konieczności posiadania konta.