Oui, l'établissement de la déclaration de conformité est quelque chose que vous pouvez en principe faire vous-même. Ce n'est pas un certificat qu'un organisme établit pour vous, mais une déclaration que vous signez en tant que fabricant, sur la base de données que vous collectez et documentez vous-même. La question n'est pas tant de savoir si vous avez le droit de le faire, mais plutôt si vous disposez actuellement de toutes les informations sous-jacentes pour justifier matériellement cette déclaration.
La déclaration de conformité selon l'annexe VIII est essentiellement un document récapitulatif : elle décrit l'emballage, renvoie aux normes ou méthodes d'essai appliquées, et confirme que les exigences essentielles sont respectées. Cette déclaration ne tient jamais seule. Elle s'appuie sur un dossier technique contenant des données sur les matériaux, le poids, l'information sur le caractère recyclable et les résultats d'essai éventuels. Celui qui dispose de ce dossier en ordre peut en déduire la déclaration. Celui qui doit encore le construire fait en réalité deux choses à la fois : collecter des données et les formuler correctement.
Ce que vous pouvez réalistement faire vous-même
La partie administrative est pour la plupart des entreprises tout à fait gérable en interne. Pensez à la demande de spécifications de matériaux auprès de votre fournisseur, à la documentation du poids et de la composition par composant d'emballage, et au suivi de la norme ou directive que vous avez appliquée. Une fois ces données collectées, le remplissage de la déclaration elle-même est une question de précision : mentionner correctement le nom et l'adresse, décrire sans ambiguïté l'emballage, et faire signer la déclaration par une personne autorisée au sein de votre organisation.
C'est plus difficile pour la justification qui va au-delà de votre propre administration. Pensez à l'information vérifiable sur les métaux lourds ou les PFAS : elle nécessite généralement un rapport d'essai d'un laboratoire ou une déclaration de votre fournisseur, et non une estimation personnelle. Il en va de même pour les pourcentages de matière recyclée que vous indiquez : ils doivent être traçables jusqu'à une source, et non jusqu'à une hypothèse. Sans ces pièces justificatives, la déclaration est rédigée, mais elle n'est pas solidement fondée.
Où se situe généralement la limite
La limite entre faire soi-même et externaliser se situe dans la pratique moins dans la question « ai-je le droit de le faire » que dans la question « ai-je le temps et les ressources pour le faire de manière complète et cohérente ». Les entreprises ayant un ou deux types d'emballage et une chaîne d'approvisionnement claire y arrivent souvent sans problème en interne. Les entreprises qui livrent dans plusieurs pays, qui offrent plusieurs variantes d'emballage, ou qui travaillent avec plusieurs fournisseurs rencontrent plus rapidement le problème que les données se dispersent, que les versions ne correspondent plus, ou qu'il n'est pas clair quelle déclaration correspond à quel emballage.
S'ajoute à cela qu'une déclaration de conformité n'est pas un document ponctuel que vous archivez dans un dossier. Si votre fournisseur, votre matériau ou votre forme d'emballage change, la justification change en principe aussi. Celui qui suit cela manuellement doit lui-même concevoir un système pour savoir quand une déclaration doit être mise à jour. C'est précisément l'aspect où l'accompagnement fait souvent gagner du temps : non pas parce que l'établissement lui-même est compliqué, mais parce que son suivi exige une structure.
Vérifier d'abord si c'est applicable à votre cas
Avant de consacrer du temps à une déclaration de conformité, il est judicieux de d'abord vérifier clairement si vous êtes considéré comme un fabricant selon le règlement pour l'emballage concerné, et dans quel pays cette obligation s'applique précisément. Cela varie en effet selon le type d'emballage et selon le rôle dans la chaîne. déterminer en quelques questions quel rôle vous convient vous donne gratuitement une première indication à ce sujet, y compris une référence au texte applicable.
Une fois qu'on sait que l'obligation s'applique, on trouve dans la base de connaissances avec des explications par sujet une explication plus détaillée sur ce qui doit figurer exactement dans un dossier technique et une déclaration de conformité, et comment ces deux documents se rapportent l'un à l'autre.
Pour les entreprises qui préfèrent ne pas mettre en place elles-mêmes un système pour tenir à jour les dossiers et les déclarations, epria.eu en construit le modèle et l'enregistrement, par emballage et par pays. Le coût de cette prestation et son contenu exact figurent de manière lisible sur la page décrivant les formules d'abonnement. La manière dont l'information sous-jacente est constituée et sur quoi elle se fonde, vous la trouverez sur la page expliquant la provenance de l'information.
Vous hésitez encore sur le fait que cela soit vraiment nécessaire pour votre emballage et votre situation, ou vous souhaitez simplement voir d'abord ce qui doit déjà être organisé pour vous avant de vous lancer : l'assistant gratuit détermine votre rôle vous fournira une réponse en quelques minutes, sans que vous ayez besoin de créer un compte.