Sì, la redazione della dichiarazione di conformità è qualcosa che in linea di principio può fare autonomamente. Non è un certificato che un organismo rilascia per conto suo, ma una dichiarazione che lei come fabbricante sottoscrive personalmente, sulla base di dati che raccoglie e documenta autonomamente. La domanda non è tanto se può farlo, ma se in questo momento dispone di tutte le informazioni sottostanti per fondare sostanzialmente quella dichiarazione.
La dichiarazione di conformità secondo l'allegato VIII è essenzialmente un documento riepilogativo: descrive l'imballaggio, rimanda alle norme o ai metodi di prova applicati, e attesta il rispetto dei requisiti essenziali. Quella dichiarazione non sta mai da sola. Si basa su un fascicolo tecnico contenente dati sui materiali, peso, informazioni sulla riciclabilità ed eventuali risultati di prova. Chi ha ordinato quel fascicolo può trarne la dichiarazione. Chi deve ancora costruire quel fascicolo in realtà fa due cose contemporaneamente: raccoglie i dati e li formula correttamente.
Cosa può realisticamente fare autonomamente
La parte amministrativa è per la maggior parte delle aziende ben gestibile autonomamente. Pensi alla richiesta di specifiche materiali al suo fornitore, alla documentazione del peso e della composizione per ogni componente di imballaggio, e al monitoraggio di quale norma o linea guida ha applicato. Una volta raccolti quei dati, compilare la dichiarazione stessa è una questione di precisione: indicare correttamente nome e indirizzo, descrivere univocamente l'imballaggio, e far sottoscrivere la dichiarazione da chi ne ha i poteri all'interno della sua organizzazione.
Dove diventa più difficile è nella documentazione che va oltre la sua amministrazione interna. Pensi a informazioni verificabili su metalli pesanti o PFAS: in genere richiedono un rapporto di prova di un laboratorio o una dichiarazione del suo fornitore, non una valutazione personale. Lo stesso vale per le percentuali di materiale riciclato che dichiara: devono essere riconducibili a una fonte, non a un'ipotesi. Senza quei documenti di supporto la dichiarazione è sì scritta, ma non solidamente fondata.
Dove normalmente si colloca il confine
Il confine tra fare autonomamente e affidare a terzi nella pratica non è tanto nella domanda "posso farlo autonomamente" quanto nella domanda "ho il tempo e le risorse per farlo completamente e coerentemente". Le aziende con uno o due tipi di imballaggio e una catena di approvvigionamento trasparente spesso ce la cavano bene autonomamente. Le aziende che consegnano in più paesi, hanno più varianti di imballaggio, o lavorano con più fornitori, più facilmente si scontrano con il problema che i dati si disperdono, le versioni non tornano più, o non è chiaro quale dichiarazione corrisponda a quale imballaggio.
A questo si aggiunge che una dichiarazione di conformità non è un documento una tantum che ripone in una cartella. Se cambia il suo fornitore, il suo materiale o la forma del suo imballaggio, cambia in linea di principio anche la documentazione di supporto. Chi lo gestisce manualmente deve inventarsi autonomamente un sistema per sapere quando una dichiarazione necessita di un aggiornamento. È precisamente il punto in cui l'assistenza spesso fa risparmiare tempo: non perché la redazione stessa sia complicata, ma perché il suo mantenimento richiede struttura.
Prima sapere se si applica a lei
Prima di dedicare tempo a una dichiarazione di conformità, conviene chiarire in anticipo se secondo il regolamento lei è considerato fabbricante per l'imballaggio in questione, e in quale paese esattamente quell'obbligo si applica. Questo varia infatti a seconda del tipo di imballaggio e del ruolo nella catena. in poche domande veda quale ruolo le si addice fornisce gratuitamente una prima indicazione al riguardo, compreso un riferimento al testo applicabile.
Chi una volta sa che l'obbligo si applica, trova in la knowledge base con spiegazioni per argomento un chiarimento più approfondito su cosa esattamente deve contenere un dossier tecnico e una dichiarazione di conformità, e come questi due si relazionano tra loro.
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